Gérer le planning, arrivées et départs des séjours

Le planning réunit les réservations de votre site, celles saisies par vos soins et les nuits fermées. Avec plusieurs unités identiques, chaque unité possède sa ligne : vous voyez où chaque voyageur est accueilli.

1. Lire le planning et la journée

Ouvrez Séjours. Les listes Arrivées et Départs présentent les voyageurs du jour. Le planning montre les nuits occupées. Utilisez Semaine précédente, Semaine suivante et Aujourd’hui pour changer la période.

Le départ est exclu des nuits réservées. Un séjour du 12 au 15 occupe les nuits du 12, du 13 et du 14. Une autre personne peut arriver le 15, en respectant vos heures et votre organisation de ménage.

2. Enregistrer une réservation prise au téléphone

Cliquez sur Nouveau séjour. Choisissez l’Hébergement et, s’il possède des unités, l’unité souhaitée ou la première libre. Renseignez l’arrivée, le départ, les adultes, les enfants et le Nom du voyageur.

L’e-mail et le téléphone facilitent le suivi. La Note privée sert à votre équipe. Le Prix du séjour peut rester vide pour reprendre le calcul de l’hébergement, ou être renseigné pour une somme convenue directement. Relisez le montant avant de cliquer sur Enregistrer le séjour.

La saisie manuelle confirme directement le séjour et ne demande aucun paiement en ligne. Elle n’est pas une preuve de règlement. Un chevauchement avec des nuits déjà prises est refusé ; avec des unités, choisissez-en une libre pour tout le séjour.

3. Fermer puis rouvrir des nuits

Utilisez Fermer des dates pour des travaux, un usage personnel ou une réservation prise ailleurs. Choisissez l’hébergement, une unité ou toutes ses unités, la Première nuit fermée et Rouvert le. La date de réouverture n’est pas bloquée.

Une note privée permet de comprendre la fermeture. Cliquez sur Fermer ces nuits, puis vérifiez le planning. Les nuits déjà réservées ne doivent pas être remplacées par une fermeture.

Ouvrez la période fermée dans le planning et utilisez Rouvrir ces nuits pour remettre les dates à disposition. Une fermeture importée d’un calendrier externe se corrige sur sa plateforme d’origine ; la synchronisation reprend ensuite la modification.

4. Ouvrir le détail d’un séjour

Cliquez sur le séjour dans le planning pour retrouver son état, ses dates, les voyageurs, les coordonnées, le total, les paiements et les informations de l’unité. Vous pouvez modifier la note privée et, lorsque plusieurs unités le permettent, déplacer le séjour vers une autre unité libre.

Le montant Payé en ligne représente les paiements enregistrés par le module. Il ne transforme pas un séjour saisi au téléphone en encaissement. Si un solde reste dû et que les services sont configurés, la commande d’envoi du lien de solde permet de relancer le voyageur.

Les commandes de caution n’apparaissent que lorsqu’une carte a été conservée. Elles ont des effets financiers : vérifiez la somme, le motif et les conditions avant de les utiliser. La démonstration ne débite aucune carte.

5. Annuler avec les bons effets

Dans le détail, choisissez Annuler ce séjour. Lisez le montant éventuellement payé, le choix de remboursement et l’option d’e-mail. Ajoutez une raison privée si nécessaire, puis confirmez.

Une annulation et un remboursement sont deux résultats à vérifier. Si vous avez encaissé hors du site, gérez le remboursement avec votre moyen habituel. L’e-mail dépend d’un expéditeur configuré. Vérifiez enfin que les nuits se libèrent sur la page des voyageurs.

Éviter une double réservation

Les alertes de synchronisation indiquent les chevauchements et les calendriers qui n’ont pas pu être lus. Un import périodique n’est pas instantané : vérifiez les connexions et résolvez chaque alerte. Avant le premier client, testez réservation, fermeture, réouverture et annulation avec une fiche fictive.