Créer et gérer les séances d’un cours collectif

Un rendez-vous individuel laisse le client choisir une heure libre. Un cours collectif propose une séance déjà programmée, avec une date, une heure et un nombre de places. Par exemple : yoga le mardi à 8 h, pour huit personnes.

1. Préparer le cours et sa salle

Ouvrez Réservations > Prestations. Créez votre cours ou modifiez une prestation existante. Renseignez son nom, sa durée et un nombre de places supérieur à un : c’est ce qui distingue un cours collectif d’un rendez-vous individuel.

Pour utiliser une salle ou l’agenda d’un intervenant, préparez-le dans Équipe et salles. Associez-le aux prestations qu’il accueille. Une salle dans l’agenda et une place de participant sont deux choses différentes : une séance occupe la salle, mais accueille plusieurs personnes.

2. Programmer une séance ou une série

Ouvrez Cours, puis Nouvelle séance. Choisissez le cours, sa Date, son Début et sa Fin. Vérifiez les Places, puis choisissez l’Agenda (facultatif). La note affichée aux visiteurs permet de préciser « Tous niveaux, tapis sur place ».

Pour un cours hebdomadaire, indiquez le nombre de semaines dans Répéter chaque semaine. Avec trois semaines, le bouton devient Programmer 3 séances. Relisez les dates indiquées, puis enregistrez. La série est limitée à 52 séances : pour le trimestre suivant, programmez une nouvelle série.

Chaque séance conserve sa propre capacité. Modifier ensuite les places de la prestation ne change pas celles des séances déjà programmées. Si des rendez-vous individuels occupent la même salle aux mêmes heures, un avertissement peut être affiché : la séance peut tout de même être créée. Réglez ce conflit avant de proposer le cours.

3. Lire les places et inscrire une personne

La jauge 1/8 signifie une personne inscrite pour huit places. Cliquez sur le bouton des participants pour déplier la liste. Inscrire quelqu'un permet d’ajouter une personne qui réserve au téléphone ou sur place.

Le nom est obligatoire. L’e-mail est facultatif, mais il permet d’envoyer une confirmation, de fournir le lien de gestion et de reconnaître un carnet de séances. Vérifiez Envoyer un e-mail de confirmation avant d’enregistrer. Le film ajoute une participante sans e-mail et ne déclenche aucun message.

Si la séance est complète, l’interface demande explicitement votre accord pour ajouter une place. Cette décision du professionnel ne signifie pas que les visiteurs peuvent dépasser la capacité depuis le site. Pour les clients qui utilisent un carnet, relisez les règles de reconnaissance et de décompte.

4. Modifier et suivre les présences

Cliquez sur Modifier dans la ligne d’une séance. Vous pouvez adapter ses horaires, sa salle, sa note et ses places. Le cours d’une séance existante reste fixé : pour changer de cours, annulez cette séance et créez-en une autre.

La capacité ne peut pas devenir inférieure au nombre d’inscrits. Ajouter deux places sur une séance ne modifie pas les autres séances de sa série. Après l’enregistrement, rechargez le planning et relisez la jauge.

Dans la liste des participants, les commandes de présence distinguent les personnes venues et absentes. Tout le monde est venu évite de pointer chaque personne séparément. Le pointage est refusé avant que la séance ait eu lieu. Un pointage n’annule pas une réservation et ne promet pas un remboursement de séance.

5. Annuler une séance ou toute sa série

La commande d’annulation présente deux choix lorsqu’une série existe : Annuler cette séance ou Annuler toute la série. Vérifiez le nombre de personnes concernées et la portée du bouton avant de confirmer. Le module annule leurs inscriptions et traite les restitutions prévues ; l’e-mail dépend d’un expéditeur configuré.

Une annulation de séance n’est pas la suppression de la prestation. Le cours peut rester proposé pour d’autres dates. Contrôlez les séances suivantes et les soldes des carnets concernés.

Vérifier du côté des participants

Ouvrez la page de réservation publiée. Choisissez le cours : le visiteur doit voir les séances programmées, leur disponibilité et les informations utiles. Testez une inscription, le remplissage de la dernière place et une annulation avec des personnes fictives. Les confirmations réelles et les paiements doivent être contrôlés avec vos propres services configurés.