Régler la conservation des coordonnées de vos clients

Le module conserve les informations nécessaires aux rendez-vous : nom, e-mail, téléphone et notes. Le réglage de conservation permet de retirer des données personnelles anciennes en gardant l’historique des rendez-vous.

1. Choisir une durée de conservation

Ouvrez Réservations > Règles et e-mails, puis Données client. Renseignez Supprimer les données personnelles après, en jours. Cliquez sur Enregistrer les réglages, rechargez le panneau et vérifiez la valeur.

Dans la démonstration, 365 sert uniquement à montrer le réglage. Ce n’est pas une durée conseillée pour tous les coachs. Choisissez une durée adaptée à votre activité et aux obligations qui vous concernent. 0 conserve les informations indéfiniment : il ne signifie pas suppression immédiate.

2. Comprendre ce qui reste

Les rendez-vous passés restent dans l’historique, mais les coordonnées et notes concernées sont effacées. Cela permet de suivre l’activité sans conserver éternellement le nom et les coordonnées des personnes. L’enregistrement du réglage n’est pas une commande qui supprime immédiatement tous les clients à l’écran : le nettoyage est effectué par le traitement prévu pour cette conservation.

3. Limiter les informations demandées

Dans le formulaire, demandez uniquement ce qui sert à préparer la séance. Évitez de saisir des informations sensibles inutiles dans une note libre. Distinguez les notes internes du coach des réponses demandées au client.

Les exports que vous téléchargez, les messages envoyés et les copies dans un agenda externe ne sont pas automatiquement effacés par ce réglage. Ils doivent être pris en compte dans votre propre gestion des données.

4. Faire un contrôle prudent

Utilisez des coordonnées fictives sur un projet de test. Vérifiez le réglage enregistré et, pour contrôler le nettoyage, préparez un rendez-vous ancien de test puis faites vérifier le traitement de conservation. N’utilisez pas un vrai dossier client comme exemple de suppression. La vidéo montre l’enregistrement du réglage ; elle ne prétend pas filmer l’exécution différée du nettoyage.

Périmètre à contrôler avant de promettre une purge complète

Le réglage a été enregistré et relu. Le traitement différé efface notamment les coordonnées et notes des rendez-vous anciens. Le nettoyage des réponses au questionnaire et des notes privées des fiches clients fait l’objet d’un contrôle complémentaire. Ne présentez donc pas ce réglage comme l’effacement garanti de toutes les informations d’une personne.

Comprendre le nettoyage et ses limites

Le traitement efface les coordonnées, la note de rendez-vous, les réponses personnalisées et le lien de gestion des anciens rendez-vous. Le contrôle réel après correction a confirmé ces effacements, la préservation d’un rendez-vous futur et l’absence de nouvelle modification au second passage.

Une note privée de fiche client est retirée si elle est ancienne et si aucun rendez-vous ni carnet identifiable ne rattache encore cette adresse à votre activité. Une note liée à un client qui revient, ou modifiée récemment pour un prospect, reste conservée. Le traitement n’efface donc pas toute la fiche d’une personne dès qu’un de ses rendez-vous devient ancien.

Limite constatée : le lien de visioconférence reste actuellement dans le rendez-vous anonymisé. Faites contrôler sa conservation, surtout si votre propre lien donne accès à une salle privée. Ne considérez pas ce réglage comme un effacement complet de toutes les informations d’une personne. Les exports déjà téléchargés restent aussi à gérer séparément.

Pour vérifier votre configuration, utilisez des données fictives et comparez un rendez-vous ancien avec un rendez-vous à venir. Faites contrôler le périmètre de nettoyage avant de promettre un effacement complet. L’historique nécessaire au planning reste distinct des coordonnées personnelles.