Régler les délais, les créneaux et les annulations

Les horaires répondent à « quand êtes-vous ouvert ? ». Les règles répondent à « jusqu’à quand et à quelles conditions peut-on réserver ? ».

Ouvrez Réservations > Règles et e-mails. Après avoir modifié les champs, cliquez sur Enregistrer les réglages en haut de la page.

1. Choisir les dates accessibles

• Préavis minimum, en heures : le temps nécessaire entre maintenant et le rendez-vous. Avec quatre heures, un client ne peut plus réserver un créneau qui commence dans deux heures.
• Fenêtre de réservation, en jours : jusqu’où dans le futur les réservations sont ouvertes. Trente jours ouvrent environ le mois à venir, dans la limite de vos horaires et fermetures.

Ces valeurs ne changent pas vos horaires hebdomadaires. Elles filtrent les dates et heures qui peuvent encore être réservées.

2. Régler les départs proposés

Le Pas des créneaux est une grille de départs, exprimée en minutes. Cinq minutes peuvent proposer 9 h, 9 h 05, 9 h 10… uniquement si la prestation tient et si l’agenda est libre. Cela ne réduit pas la durée du soin.

La vidéo montre la modification du préavis, de la fenêtre et d’un pas de cinq minutes, puis leur enregistrement.

La saisie des nombres à deux chiffres a été corrigée puis retestée au clavier. Le nouveau geste montre quinze minutes réellement enregistrées.

3. Autoriser le déplacement par le client

Activez Laisser les clients déplacer leur rendez-vous si vous voulez qu’ils choisissent eux-mêmes une autre date depuis leur lien de gestion. Ils restent limités aux disponibilités et au délai prévu. Ce déplacement conserve le rendez-vous et son lien de gestion ; il ne crée pas une nouvelle réservation.

Le geste de déplacement et d’annulation permet de vérifier ce que le client voit réellement.

4. Définir la règle d’annulation

Le réglage Quand un client annule décide de ce qui lui est rendu, selon votre politique : remboursement si l’annulation est faite à temps, remboursement jusqu’au début ou absence de remboursement.

Lorsqu’un Délai d’annulation est affiché, il sert aussi à définir jusqu’à quand le rendez-vous peut se déplacer en ligne. Lisez le texte sous le champ : il précise l’effet de la politique choisie. Ne confondez pas l’autorisation d’annuler avec la restitution d’un paiement ou d’une séance de carnet.

Pour un rendez-vous sans paiement ni carnet, il n’y a aucun montant ou crédit à restituer. Avant d’activer des paiements ou carnets, testez séparément les restitutions correspondant à votre politique. Le remboursement d’une somme payée en dehors de Communik se traite avec votre moyen d’encaissement habituel.

5. Éviter qu’un client occupe tout l’agenda

Dans Limites par client, le Nombre maximum de réservations par client porte sur les réservations confirmées à venir, identifiées par l’adresse e-mail. 0 signifie sans limite.

Le champ Compté sur définit une fenêtre glissante à partir d’aujourd’hui. Déplacer un rendez-vous ne compte pas comme une réservation supplémentaire. Ce contrôle par e-mail ne constitue pas une vérification d’identité.

Vérifier après l’enregistrement

Réouvrez les réglages pour relire les valeurs, puis testez la page de réservation. Vérifiez une date proche, une date éloignée et un créneau occupé. Lisez enfin le lien de gestion d’un rendez-vous : les possibilités proposées doivent correspondre à votre politique.

Réglages pour un coach individuel

Un départ toutes les quinze minutes ne signifie pas que votre cours dure quinze minutes : la durée reste celle de la prestation. Le réglage a été retesté au clavier après correction. Pour votre politique d’annulation, indiquez clairement le délai au client et vérifiez le résultat depuis son lien de gestion.

Contrôler les restitutions et les limites

La politique de restitution des carnets a trois résultats possibles :

Une annulation par le professionnel suit sa règle propre : ne la confondez pas avec une annulation du client. Un remboursement de séance et un remboursement bancaire ne sont pas la même opération. Pour un paiement reçu directement, vous traitez l’argent avec votre moyen d’encaissement.

Annoncez la règle avant la réservation, puis vérifiez le solde et le relevé après chaque essai. Une annulation dans le délai et une annulation tardive ont été rejouées avec un carnet fictif. La limite par client doit aussi être testée : avec une limite de un, une deuxième réservation future de la même adresse doit être refusée. L’e-mail identifie la réservation, il ne vérifie pas l’identité de la personne.